Privacybeleid

De volgende definities aangeduid met een beginhoofdletter worden in dit document gebruikt:

• Privacybeleid: het door Schouten & Nelissen vastgestelde en gevoerde beleid met betrekking tot het gebruik en de verwerking van persoonsgegevens zoals neergelegd in dit document.
• Schouten & Nelissen: het conglomeraat van ondernemingen waarop het Privacybeleid van toepassing is, te weten Competence, SUAS B.V. en SUAS Academy B.V.
• Website: de website van Competence competence.org
• Persoonsgegevens: de door cliënten en deelnemers van Schouten & Nelissen verstrekte gegevens als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR) na 25 mei 2018.
• Gebruiker: iedere persoon die gebruik maakt van de Website.
• Opdrachtgever, Deelnemer: iedere derde die met Schouten & Nelissen een overeenkomst heeft gesloten op grond waarvan Persoonsgegevens kunnen worden verstrekt.
• Vertrouwelijke Informatie: informatie die Schouten & Nelissen verkrijgt tijdens de uitvoering van de werkzaamheden (training, opleiding, coaching, etc.), die zij als vertrouwelijk kwalificeert en waarop de bepalingen van dit Privacybeleid van toepassing zijn.

Algemeen

Schouten & Nelissen is sinds 1980 het toonaangevende trainings- en adviesbureau voor persoonlijke, team- en organisatieontwikkeling. Ten behoeve van de activiteiten van Schouten & Nelissen worden privacygevoelige gegevens geregistreerd. Schouten & Nelissen behandelt deze gegevens in overeenstemming met de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en na 25 mei 2018 in overeenstemming met de bepalingen van de GDPR. Voor zover het deze persoonsgegevens betreft, handelt Schouten & Nelissen ook conform de beroepscode voor psychologen van de Nederlandse Orde van Psychologen (NIP). Tevens geldt voor alle medewerkers van Schouten & Nelissen een interne gedragscode waarin bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de bescherming van alle privacygevoelige informatie.

Artikel 1: De doelstellingen van de opnamen zijn:

• het verrichten van alle activiteiten die verband houden met de inschrijving voor en deelname aan trainingen, opleidingen, coaching, persoonlijke testen en/of scans met betrekking tot bijvoorbeeld leiderschapstrainingen of in-house projecten;
• het voldoen aan informatieverzoeken van Opdrachtgever en Deelnemers; het versturen van nieuwsbrieven en andere informatieve berichten, interessante trainingen en ontwikkelingen in het kader van relevante wetgeving;
• het uitvoeren van analyses ter verbetering van de dienstverlening;
• het verrichten van alle overige activiteiten en verwerkingen die verband houden met de bedrijfsvoering van Schouten & Nelissen;
• het verlenen van toegang tot online leerprogramma's;
• het bekendmaken van informatie over deelnemers via haar eigen website / leerportaal;
• het berekenen, vastleggen en innen van kosten die verband houden met de gevraagde dienstverlening (waaronder begrepen het uit handen geven van vorderingen aan derden);
• het beslechten van geschillen;
• het uitvoeren van (een) audit(s);
• het voldoen aan accreditatiecriteria;
• uitvoering of toepassing van een andere wet.

Artikel 2: Schouten & Nelissen verwerkt de volgende persoonsgegevens:

• naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens (zoals het e-mailadres), alsmede het bankrekeningnummer van de cliënt of deelnemer;
• een administratienummer indien dit geen andere informatie bevat dan de in het vorige punt bedoelde gegevens;
• nationaliteit en geboorteplaats van de cliënt of deelnemer;
• gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de deelnemer;
• gegevens die betrekking hebben op de aard en het verloop van het onderwijs;
• gegevens die betrekking hebben op de behaalde studieresultaten;
• gegevens die nodig zijn voor de organisatie van het onderwijs; gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van opleidingskosten;
• gegevens betreffende docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie en het geven van instructies, het geven van begeleiding en het verzorgen van opleidingen;
• gegevens ten behoeve van het voldoen aan de accreditatiecriteria van de Nederlandse en Vlaamse Accreditatie Organisatie (NVAO), uitsluitend bestemd voor de universiteit en betreffen met name een kopie van het paspoort, curriculum vitae en een kopie/kopieën van diploma's van eerdere opleidingen;
• andere dan de hierboven genoemde gegevens die op grond van een andere wet moeten worden verwerkt.

Artikel 3: De persoonsgegevens worden verstrekt aan:

• degenen die:
  • belast zijn met de hierboven onder 1 genoemde activiteiten; of
  • toezicht houden op de hierboven onder 1 genoemde activiteiten; of
  • noodzakelijkerwijs betrokken zijn bij de hierboven onder 1 genoemde activiteiten.
• andere personen, indien:
  • de cliënt of deelnemer ondubbelzinnig heeft ingestemd met de gegevensverwerking; of
  • de gegevensverwerking noodzakelijk is ter voldoening aan een wettelijke verplichting; of
  • de gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met een vitaal belang van de deelnemer (zoals het vaststellen van een voedselallergie); of
  • de gegevens verder worden verwerkt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Schouten & Nelissen ziet erop toe dat de gegevens ook daadwerkelijk alleen voor deze specifieke doeleinden verder worden verwerkt; of
  • het een onderdeel is van een product of training dat door ons, via onze partner New Heroes B.V., een abonnement wordt aangeboden waardoor gedurende een periode van 6 maanden een online training kan worden gevolgd; of
  • het een training betreft die via derden wordt verzorgd of
  • het noodzakelijk is voor de uitvoering en de kwaliteit van de inhoud van een opdracht.

Artikel 4: Vertrouwelijkheid

Schouten & Nelissen gaat altijd met persoonsgegevens en Vertrouwelijke Informatie om met inachtneming van de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en na 25 mei 2018 van de GDPR.

De medewerkers van Schouten & Nelissen zijn gebonden aan contractuele verplichtingen op grond waarvan zij verplicht zijn om Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Informatie te behandelen in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en/of de GDPR. Voor zover Schouten & Nelissen bij de uitvoering van werkzaamheden voor Cliënten en Deelnemers derden inschakelt, zal zij met deze derden een overeenkomst sluiten waardoor de geheimhouding van Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Informatie voldoende is gewaarborgd.

Artikel 5: Gebruik en opslag van privacygevoelige gegevens

De verwerking van Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Informatie is uitsluitend bestemd voor het doel waarvoor deze zijn overgedragen en geregistreerd. Schouten & Nelissen stelt Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Informatie niet ter beschikking aan derden, tenzij dit de uitdrukkelijke wens is van de Opdrachtgever of Deelnemer of indien de gegevensoverdracht noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. Uw gegevens worden in beginsel alleen binnen de EU opgeslagen, maar hierop bestaat één uitzondering. Schouten & Nelissen biedt verschillende managementprogramma's aan via een bureau dat buiten de EU is gevestigd. Uw gegevens worden met dit bureau gedeeld indien u gebruik maakt van dit beheerprogramma. Opslag buiten de EU is toegestaan onder de GDPR, mits een bedrijf voldoet aan strenge privacy voorwaarden. Uiteraard zien wij erop toe dat onze partners aan deze voorwaarden voldoen conform artikel 46, lid 2, punt F van de GDPR. 

Artikel 6: Beveiliging, opslag en verwijdering

Schouten & Nelissen heeft de nodige maatregelen getroffen ter bevordering van de fysieke, technische en organisatorische beveiliging van privacygevoelige informatie, zodat de registratie daarvan is beveiligd tegen ongeoorloofde raadpleging, verstrekking, wijziging en/of verwijdering van gegevens en tegen brand en daarmee vergelijkbare gevaren, inbraak en diefstal. Schouten & Nelissen draagt er zorg voor dat zij voldoet aan de bepalingen van dit reglement zolang dit van toepassing is, met inachtneming van de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens en na 25 mei 2018 van de GDPR. In overeenstemming met de wetgeving worden privacygevoelige gegevens tot 60 maanden na beëindiging van de overeenkomst bewaard voor de aangegeven doeleinden of zolang de wet dit voorschrijft. Voor verdere communicatie na deze termijn zullen wij uw toestemming vragen. Uw gegevens worden onmiddellijk verwijderd nadat u daarom heeft verzocht.

Artikel 7: Verstrekking van gegevens binnen Schouten & Nelissen

Binnen Schouten & Nelissen worden Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Informatie slechts verstrekt aan medewerkers van Schouten & Nelissen die uit hoofde van hun functie toegang tot deze informatie dienen te hebben en indien zulks in overeenstemming is met het doel van de registratie daarvan.

Artikel 8: Verstrekking van gegevens aan derden

Schouten & Nelissen zal de Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Informatie slechts aan derden verstrekken indien:

• deze gegevens worden doorgegeven aan een door Schouten & Nelissen voor de in dit Privacybeleid opgesomde doeleinden ingeschakelde verwerker, met welke verwerker Schouten & Nelissen een overeenkomst heeft gesloten die waarborgt dat de verwerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen;
• het noodzakelijk is om uw naam door te geven aan de accommodatie waar de training wordt gevolgd;
• het noodzakelijk is om uw naam, adres, postcode en woonplaats door te geven aan de distributeur van cursusmateriaal

en/of

• Schouten & Nelissen op grond van wettelijke verplichtingen verplicht is de Persoonsgegevens of Vertrouwelijke Informatie aan de bevoegde autoriteiten door te geven.

Onze website bevat diverse links naar websites van derden. Schouten & Nelissen draagt geen verantwoordelijkheid voor de manier waarop deze partijen met uw gegevens omgaan. U dient daarom te controleren of de site die u bezoekt een privacy statement bevat. Zo ja, leest u dan deze verklaring om te bepalen of u akkoord gaat met het daarin beschreven privacybeleid van de betreffende partij.

Artikel 9: Inzage- en wijzigingsrecht

Cliënten, Deelnemers en Gebruikers hebben het recht op inzage, wijziging, aanvulling, verwijdering en afscherming, alsmede het recht op dataportabiliteit van zijn/haar Persoonsgegevens en/of Vertrouwelijke Informatie, zulks conform het bepaalde in de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de GDPR na 25 mei 2018. Indien een Cliënt, Deelnemer of Gebruiker een of meer van deze rechten wenst uit te oefenen of indien hij/zij vragen heeft over het Schouten & Nelissen Privacybeleid, kan hij/zij een e-mail sturen aan Schouten & Nelissen via privacy.officer@sn.nl.

Artikel 10 Wijzigingen in het privacybeleid

Schouten & Nelissen behoudt zich het recht voor om dit Privacybeleid aan te passen. Elke aanpassing zal op deze pagina van de Website bekend worden gemaakt. Schouten & Nelissen raadt Cliënten, Deelnemers en Gebruikers dan ook aan deze pagina regelmatig te bezoeken om te controleren of wijzigingen zijn doorgevoerd. Deze versie is gedateerd 8-5-2018.

Schouten & Nelissen bewaart uw persoonsgegevens met de nodige zorgvuldigheid. Neemt u contact op met onze Privacy Officer als dit niet het geval is of als u andere vragen heeft over uw privacy. U kunt dit schriftelijk doen bij: Schouten & Nelissen BV. t.a.v. Privacy Officer, Van Heemstraweg West 5; 5301 PA Zaltbommel; per e-mail: privacy.officer@sn.nl of telefonisch via 0418-68.86.51. In geval van escalatie kunt u contact opnemen met het College Bescherming Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ, Den Haag. Meer informatie is te vinden op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.